Opas
Vuoronvaihdon muistilista – käytännön tarkistuslista tiimille
Hyvä vuoronvaihto ei vaadi pitkää palaveria. Se vaatii, että samat asiat käydään läpi joka kerta. Alla oleva muistilista toimii pohjana – muokkaa siitä oman työpaikkasi näköinen ja poista kohdat, jotka eivät koske teitä.
1. Avoimet tehtävät
- Mitkä tehtävät jäivät kesken, ja mikä niiden tilanne on?
- Onko jollakin tehtävällä aikaraja tämän vuoron aikana?
- Missä tehtävään liittyvät tavarat, paperit tai työkalut ovat?
- Onko joku jo sopinut hoitavansa asian?
2. Tärkeät tiedotteet
- Muuttuneet aukioloajat, kampanjat tai menu.
- Odotettavat toimitukset, noudot tai vierailijat.
- Uudet ohjeet tai muutokset työtapoihin.
- Henkilöstömuutokset: sairauspoissaolot, sijaiset, uudet työntekijät.
3. Seurantaa vaativat ongelmat
- Viat laitteissa, kylmälaitteissa tai kassoissa – onko huolto tilattu?
- Asiakaspalautteet tai reklamaatiot, joihin pitää vastata.
- Saldo- tai hintapoikkeamat, jotka odottavat tarkistusta.
- Turvallisuuteen liittyvät asiat, kuten käytöstä poistettu laite tai liukas lattia.
4. Vastuut ja seuraavat askeleet
- Jokaisella avoimella asialla on nimetty henkilö tai ryhmä.
- Seuraava askel on kirjattu, ei pelkkä ongelma.
- Kenelle soitetaan, jos jokin menee pieleen?
- Hoidetut asiat on merkitty valmiiksi, jotta niitä ei käydä läpi uudelleen.
Muokkaa lista omaan työhönne
Ravintolassa painottuvat preppaus, allergiat ja laitteet, kaupassa hinnat, kampanjat ja noudot, varastossa kuormat, saldot ja trukit. Aloita näistä neljästä otsikosta, kokeile pari viikkoa ja karsi kohdat, joita kukaan ei käytä. Lyhyt lista, joka käydään oikeasti läpi, on parempi kuin pitkä, jota ei lueta.
Pidä muistilista näkyvillä HandoverBoardissa
- Kiinnitä muistilista ”Vain tiedoksi” -lappuna taulun yläreunaan, jotta jokainen vuoro näkee sen.
- Kirjaa jokainen avoin asia omaksi ”Vaatii toimenpiteen” -lapukseen ja osoita se oikealle henkilölle tai ryhmälle.
- Lisää tarvittaessa kuva, ja jatka keskustelua lapun kommenteissa.
- Merkitse lappu tehdyksi, kun asia on hoidettu – se siirtyy arkistoon, ja taululle jää vain se, mikä on vielä auki.
Toimialakohtaiset esimerkit
Toimialakohtaisia esimerkkejä siitä, mitä listalle kannattaa nostaa:
Kokeile oman tiimisi kanssa
Ei käyttäjätilejä tai sovellusasennuksia – yksi yhteinen pääsykoodi koko tiimille.
Lue myös: Keskeneräiset tehtävät vuoronvaihdossa